ISO14001:2004
Sistem manajemen Iingkungan Persyaratan dan panduan penggunaan
4 Persyaratan sistem manajemen lingkungan
4.1 Persyaratan umum
Organisasi harus menetapkan, mendokumentasikan, menerapkan, memelihara dan memperbaiki sistem manajemen lingkungan secara berkelanjutan sesuai dengan persyaratan standar ini dan menentukan bagaimana organisasi akan memenuhi persyaratan tersebut.
4.2 Kebijakan lingkungan
Manajemen puncak harus menetapkan kebijakan lingkungan organisasi dan memastikan bahwa kebijakan dalam lingkup sistem manajemen lingkungannya:
a) sesuai dengan sifat, ukuran dan dampak lingkungan dari kegiatan, produk dan jasanya;
b) mencakup komitmen pada perbaikan berkelanjutan dan pencegahan pencemaran;
c) mencakup komitmen untuk menaati peraturan perundang-undangan yang berlaku dan persyaratan lain yang diikuti organisasi, yang terkait dengan aspek lingkungannya;
d) menyediakan kerangka untuk menentukan dan mengkaji tujuan dan sasaran lingkungan;
e) didokumentasikan, diterapkan dan dipelihara;
f) dikomunikasikan kepada semua orang yang bekerja pada atau atas nama organisasi; dan
g) tersedia untuk masyarakat.
4.3 Perencanaan
4.3.1 Aspek lingkungan
Organisasi harus menetapkan, menerapkan dan memelihara prosedur untuk:
a) mengidentifikasi aspek lingkungan kegiatan, produk dan jasa dalam lingkup sistem manajemen lingkungan, yang dapat dikendalikan dan yang dapat dipengaruhi dengan memperhitungkan pembangunan yang direncanakan atau baru; kegiatan, produk dan jasa yang baru atau yang diubah; dan
b) menentukan aspek yang mempunyai atau dapat mempunyai dampak penting terhadap lingkungan (yaitu aspek lingkungan penting).
4.3.2 Persyaratan peraturan perundang-undangan dan lainnya
Organisasi harus menetapkan, menerapkan dan memelihara prosedur untuk:
a) mengidentifikasi dan memperoleh informasi tentang persyaratan peraturan perundang-undangan yang berlaku dan persyaratan lainnya yang diikuti organisasi, yang terkait dengan aspek lingkungannya; dan
b) menentukan bagaimana persyaratan tersebut berlaku terhadap aspek lingkungannya.
4.3.3 Tujuan, sasaran dan program
Organisasi harus menetapkan, menerapkan dan memelihara tujuan dan sasaran lingkungan yang terdokumentasi, pada fungsi dan tingkatan yang sesuai dalam organisasi tersebut.
Tujuan dan sasaran tersebut harus dapat diukur bila memungkinkan dan konsisten dengan kebijakan lingkungannya, termasuk komitmen pada pencegahan pencemaran, penaatan persyaratan peraturan perundang-undangan yang berlaku dan persyaratan lainnya yang diikuti organisasi, serta perbaikan berkelanjutan.
Organisasi harus menetapkan, menerapkan dan memelihara program untuk mencapai tujuan dan sasarannya. Program harus mencakup:
a) pemberian tanggungjawab untuk mencapai tujuan dan sasaran pada fungsi dan tingkatan yang sesuai dalam organisasi tersebut; dan
b) cara dan jangka waktu untuk mencapai tujuan dan sasaran tersebut.
4.4 Penerapan dan operasi
4.4.1 Sumber daya, peran, tanggung jawab dan kewenangan
Manajemen harus memastikan ketersediaan sumberdaya yang diperlukan untuk menetapkan, menerapkan, memelihara dan meningkatkan sistem manajemen lingkungan. Sumberdaya termasuk sumberdaya manusia dan ketrampilan khusus, sarana operasional, teknologi dan sumberdaya keuangan.
Manajemen puncak organisasi harus menunjuk satu orang atau lebih wakil manajemen tertentu, yang tidak tergantung pada tanggungjawab lainnya, yang harus mempunyai peran, tanggungjawab dan kewenangan yang ditetapkan untuk:
a. memastikan bahwa sistem manajemen lingkungan ditetapkan, diterapkan dan dipelihara sesuai dengan persyaratan standar ini;
b. melapor kepada manajemen puncak mengenai kinerja sistem manajemen lingkungan untuk kajian, termasuk rekomendasi perbaikan.
4.4.2 Kompetensi, pelatihan dan kesadaran
Organisasi harus memastikan setiap orang yang bertugas untuk atau atas nama organisasi yang berpotensi menyebabkan satu atau lebih dampak lingkungan penting yang diidentifikasi oleh organisasi, mempunyai kompetensi yang berasal dari pendidikan, pelatihan atau pengalaman yang memadai, dan organisasi harus menyimpan rekaman yang terkait dengan kompetensi tersebut.
Organisasi harus menetapkan, menerapkan, dan memelihara prosedur untuk memastikan orang yang bekerja untuk atau atas nama organisasi memahami tentang:
a. pentingnya kesesuaian dengan kebijakan lingkungan dan prosedur, serta dengan persyaratan sistem manajemen lingkungan;
b. aspek lingkungan penting dan dampak yang nyata atau potensial terjadi yang terkait dengan pekerjaannya dan manfaat peningkatan kinerja perorangan terhadap lingkungan;
c. peran dan tanggungjawab mereka dalam mencapai pemenuhan persyaratan sistem manajemen lingkungan; dan
d. akibat yang mungkin terjadi bila prosedur tidak dilaksanakan.
4.4.3 Komunikasi
Berkaitan dengan aspek lingkungan dan sistem manajemen lingkungan, organisasi harus menetapkan, menerapkan dan memelihara prosedur untuk:
a. komunikasi internal antara tingkatan dan fungsi yang beragam di organisasi tersebut;
b. menerima, mendokumentasikan dan menanggapi komunikasi yang terkait dari pihak eksternal yang berkepentingan.
4.4.4 Dokumentasi
Dokumentasi sistem manajemen lingkungan harus mencakup:
a. kebijakan, tujuan dan sasaran lingkungan;
b. penjelasan lingkup sistem manajemen lingkungan;
c. penjelasan unsur-unsur utama sistem manajemen lingkungan dan keterkaitannya serta rujukan kepada dokumen terkait;
d. dokumen, termasuk rekaman, yang disyaratkan oleh standar ini;
e. dokumen, termasuk rekaman, yang ditentukan oleh organisasi sebagai dokumen penting untuk memastikan perencanaan, operasi dan pengendalian proses secara efektif, yang terkait dengan aspek lingkungan penting.
4.4.5 Pengendalian dokumen
Dokumen yang diperlukan oleh sistem manajemen lingkungan dan standar ini harus dikendalikan. Rekaman adalah jenis dokumen khusus dan harus dikendalikan mengikuti persyaratan pada butir 4.5.4.
Organisasi harus menetapkan, menerapkan dan memelihara prosedur untuk:
a. menyetujui dokumen sebelum diterbitkan;
b. meninjau dan memutakhirkan seperlunya serta menyetujui-ulang (reapprove) dokumen;
c. memastikan agar perubahan dan status revisi dokumen terakhir dapat diidentifikasi;
d. memastikan agar versi dokumen yang berlaku tersedia di tempat penggunaan;
e. memastikan agar dokumen tetap terbaca dan dapat segera diidentifikasi secara mudah;
f. memastikan agar dokumen yang berasal dari pihak eksternal yang ditetapkan oleh organisasi sebagai dokumen penting untuk perencanaan dan operasi sistem manajemen lingkungan, diidentifikasi dan penyebarannya dikendalikan;
g. mencegah penggunaan dokumen kadaluwarsa dan menerapkan identifikasi yang cocok pada dokumen tersebut bila masih disimpan untuk maksud tertentu.
4.4.6 Pengendalian operasional
Organisasi harus mengidentifikasi dan merencanakan operasi yang terkait dengan aspek lingkungan penting yang telah diidentifikasi, sesuai dengan kebijakan, tujuan dan sasaran lingkungan agar operasi tersebut dilaksanakan pada kondisi tertentu, dengan:
a. menetapkan, menerapkan dan memelihara prosedur terdokumentasi untuk mengendalikan situasi yang tidak sesuai dengan kebijakan, tujuan dan sasaran lingkungan apabila prosedur tersebut tidak ada; dan
b. menetapkan kriteria operasi dalam prosedur; dan
c. menetapkan, menerapkan dan memelihara prosedur yang terkait dengan aspek lingkungan penting yang telah diidentifikasi pada barang dan jasa yang digunakan oleh organisasi serta mengkomunikasikan prosedur dan persyaratan yang berlaku kepada pemasok, termasuk kontraktor.
4.4.7 Kesiagaan dan tanggap darurat
Organisasi harus menetapkan, menerapkan dan memelihara prosedur untuk mengidentifikasi potensi situasi darurat dan kecelakaan, yang dapat menimbulkan dampak lingkungan serta bagaimana organisasi akan menanggapinya.
4.5 Pemeriksaan
4.5.1 Pemantauan dan pengukuran
Organisasi harus menetapkan, menerapkan dan memelihara prosedur untuk secara berkala
memantau dan mengukur karakteristik pokok operasinya yang dapat menimbulkan dampak
lingkungan penting. Prosedur tersebut harus termasuk pendokumentasian informasi untuk memantau kinerja, pengendalian operasional yang berlaku dan pemenuhan tujuan dan sasaran lingkungan organisasi.
4.5.2 Evaluasi penaatan
Sesuai dengan komitmen terhadap penaatan, organisasi harus menetapkan, menerapkan dan memelihara prosedur untuk secara berkala mengevaluasi penaatan terhadap persyaratan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
Organisasi harus mengevaluasi penaatan terhadap ketentuan lain yang diikuti organisasi. Organisasi dapat menggabungkan evaluasi tersebut dengan evaluasi terhadap penaatan peraturan perundang-undangan, atau menetapkan prosedur yang terpisah.
4.5.3 Ketidaksesuaian, tindakan perbaikan dan tindakan pencegahan
Organisasi harus menetapkan, menerapkan dan memelihara prosedur untuk menangani ketidaksesuaian yang potensial maupun yang nyata terjadi serta melaksanakan tindakan perbaikan dan tindakan pencegahan. Prosedur tersebut harus menjelaskan persyaratan untuk:
a. mengidentifikasi dan melaksanakan koreksi terhadap ketidaksesuaian dan melaksanakan tindakan untuk mengatasi dampak lingkungan yang timbul;
b. menyelidiki ketidaksesuaian, menemukan penyebabnya dan melaksanakan tindakan untuk menghindari terulangnya ketidaksesuaian;
c. mengevaluasi keperluan untuk melaksanakan tindakan pencegahan ketidaksesuaian dan menerapkan tindakan yang memadai untuk menghindari terjadinya ketidaksesuaian;
d. merekam hasil tindakan perbaikan dan tindakan pencegahan yang telah dilaksanakan; dan
e. meninjau efektivitas tindakan perbaikan dan tindakan pencegahan yang telah dilaksanakan.
Tindakan yang dilaksanakan harus memadai terkait dengan besarnya masalah dan dampak lingkungan yang dihadapi.
4.5.4 Pengendalian rekaman
Organisasi harus menetapkan dan memelihara rekaman yang diperlukan untuk menunjukkan pemenuhan persyaratan sistem manajemen lingkungannya dan standar ini, serta hasil yang dicapai.
4.5.5 Audit internal
Organisasi harus memastikan bahwa audit internal terhadap sistem manajemen lingkungan dilaksanakan pada jangka waktu yang direncanakan untuk:
a. menentukan apakah sistem manajemen lingkungan
1) memenuhi pengaturan yang direncanakan untuk manajemen lingkungan termasuk persyaratan standar ini; dan
2) telah diterapkan dan dipelihara secara memadai, serta
b. menyediakan informasi hasil audit bagi manajemen
Program audit harus direncanakan, ditetapkan, diterapkan dan dipelihara oleh organisasi, dengan mempertimbangkan tingkat kepentingan berbagai operasi dari sisi lingkungan serta hasil audit sebelumnya.
Prosedur audit harus ditetapkan, diterapkan dan dipelihara, yang memuat:
a. tanggungjawab dan persyaratan untuk perencanaan dan pelaksanaan audit, pelaporan hasil dan penyimpanan rekaman yang terkait;
b. penentuan kriteria, lingkup, frekuensi dan metode audit.
Pemilihan auditor dan pelaksanaan audit harus memelihara objektivitas dan kenetralan proses audit.
4.6 Tinjauan manajemen
Manajemen puncak harus meninjau sistem manajemen lingkungan organisasi, pada jangka waktu tertentu, untuk memelihara kesesuaian, kecukupan dan efektivitas sistem yang berkelanjutan.
Masukan kepada tinjauan manajemen harus termasuk:
a) hasil audit internal dan evaluasi penaatan terhadap persyaratan peraturan perundang-undangan dan persyaratan lain yang diikuti organisasi;
b) komunikasi dari pihak eksternal yang berkepentingan, termasuk keluhan;
c) kinerja lingkungan organisasi;
d) tingkat pencapaian tujuan dan sasaran;
e) status tindakan perbaikan dan pencegahan;
f) tindak lanjut tinjauan manajemen sebelumnya;
g) situasi yang berubah, termasuk perkembangan pada persyaratan peraturan perundang-undangan dan persyaratan lain yang terkait dengan aspek lingkungan; dan
h) rekomendasi perbaikan.
Keluaran tinjauan manajemen harus termasuk setiap keputusan dan tindakan terkait dengan perubahan pada kebijakan, tujuan dan sasaran lingkungan serta unsur lain sistem manajemen lingkungan, sesuai dengan komitmen pada perbaikan berkelanjutan.
