Persyaratan Sistem manajemen keselamatan dan kesehatan kerja -
4 Persyaratanpersyaratan sistem manajemen K3
4.1 Persyaratan umum
Organisasi harus membuat, mendokumentasikan, memelihara dan meningkatkan secara berkelanjutan sistem manajemen K3 sesuai dengan persyaratan Standar OHSAS ini dan menetapkan bagaimana memenuhi persyaratanpersyaratan ini.
4.2 Kebijakan K3
Manajemen puncak harus mendefinisikan dan menyetujui kebijakan K3 dan memastikan bahwa di dalam ruang lingkup dari sistem manajemen K3:
a. sesuai dengan sifat dan skala risikorisiko K3 organisasi;
b. mencakup suatu komitmen untuk pencegahan cidera dan sakit penyakit dan peningkatan berkelanjutan manajemen dan kinerja K3;
c. mencakup suatu komitmen untuk paling tidak mematuhi peraturan K3 dan persyaratan lain yang relevan yang biasa dilakukan oleh organisasi yang terkait dengan risikorisiko K3;
d. memberikan kerangka kerja untuk menetapkan dan meninjau tujuantujuan K3;
e. didokumentasikan, diterapkan, dan dipelihara; dikomunikasikan ke seluruh personel dalam kendali organisasi dengan tujuan bahwa personel menyadari kewajiban K3 masingmasing;
f. tersedia untuk pihakpihak terkait; dan
g. dikaji secara periodik untuk memastikan kebijakan tetap relevan dan sesuai untuk organisasi.
4.3 Perencanaan
4.3.1 Identifikasi bahaya, penilaian risiko dan penetapan pengendalian
Organisasi harus membuat, menerapkan dan memelihara prosedur untuk mengidentifikasi bahaya yang ada, penilaian risiko, dan penetapan pengendalian yang diperlukan.
Prosedur untuk mengidentifikasi bahaya dan menilai risiko harus memperhatikan:
a. aktivitas rutin dan tidak rutin;
b. aktivitas seluruh personel yang mempunyai akses ke tempat kerja (termasuk kontraktor dan tamu);
c. perilaku manusia, kemampuan dan faktorfaktor manusia lainnya;
d. bahayabahaya yang timbul dari luar tempat kerja yang berdampak pada kesehatan dan keselamatan personel di dalam kendali organsisasi di lingkungan tempat kerja;
e. bahayabahaya yang terjadi di sekitar tempat kerja hasil aktivitas kerja yang terkait di dalam kendali organisasi;
f. Prasarana, peralatan dan material di tempat kerja, yang disediakan baik oleh organisasi ataupun pihak lain.
g. Perubahanperubahan atau usulan perubahan di dalam organisasi, aktivitasaktivitas atau material;
h. modifikasi sistem manajemen K3, termasuk perubahan sementara, dan dampaknya kepada operasional, prosesproses dan aktivitas-aktivitas;
i. adanya kewajiban perundangan yang relevan terkait dengan penilaian risiko dan penerapan pengendalian yang dibutuhkan (lihat juga CATATAN 3.12)
j. rancangan areaarea kerja, prosesproses, instalasiinstalasi, mesin/peralatan, prosedur operasional dan organisasi kerja, termasuk adaptasinya kepada kemampuan manusia.
Metodologi organisasi dalam melakukan identifikasi bahaya dan penilaian risiko harus:
a. ditetapkan dengan memperhatikan ruang lingkup, sifat dan waktu untuk memastikan metodenya proaktif; dan
b. menyediakan identifikasi, prioritas dan dokumentasi risikorisiko, dan penerapan pengendalian, sesuai keperluan.
Saat menetapkan pengendalian, atau mempertimbangkan perubahan atas pengendalian yang ada saat ini, pertimbangan harus diberikan untuk menurunkan risiko berdasarkan hirarki berikut:
a. eliminasi;
b. substitusi;
c. pengendalian teknik;
d. rambu/peringatan dan/atau pengendalian administrasi;
e. alat pelindung diri.
4.3.2 Peraturan perundangan dan persyaratan lain Organisasi harus membuat, menerangkan dan memelihara suatu prosedur untuk mengidentifikasi dan mengakses peraturan perundangan dan persyaratan K3 lainn yang diaplikasikan untuk K3.
4.3.3 Tujuan dan program
Organsasi harus membuat, menerapkan dan memelihara tujuan dan sasaran K3 yang tedokumentasi, pada setiap fungsi dan tingkat yang relevan di dalam organisasi.
Organisasi harus membuat, menerapkan dan memelihara suatu program untuk mencapai tujuantujuan organisasi. Program minimum harus memasukkan:
a. penunjukan penanggung jawab dan kewenangan untuk mencapai tujuan pada setiap fungsi dan tingkat organisasi; dan
b. caracara dan jangka waktu untuk mencapai tujuan.
Program manajemen K3 harus dikaji pada interval waktu yang teratur dan terencana, dan dirubah sesuai kebutuhan, untuk memastikan tujuantujuan tercapai.
4.4 Penerapan dan operasi
4.4.1 Sumberdaya, peran, tanggung jawab, akuntabilitas dan wewenang
Manajemen puncak harus menjadi penanggung jawab tertinggi untuk sistem manajemen K3
Manajemen puncak harus memperlihatkan komitmennya dengan:
a. memastikan ketersediaan sumberdaya yang esensial untuk membuat, menerapkan, memelihara dan meningkatkan sistem manajemen K3; CATATAN 1 Sumberdaya termasuk sumberdaya manusia dan ketrampilan khusus, infrastruktur, teknologi dan finansial.
b. menetapkan peranperan, alokasi tanggung jawab dan akuntabilitas, dan delegasi wewenang, untuk memfasilitasi efektivitas sistem manajemen K3; peran, tanggung jawab, akuntabilitas dan wewenang harus didokumentasikan dan dikomunikasikan.
Organisasi harus menunjuk seorang anggota manajemen puncak dengan tanggung jawab khusus K3, di luar tanggung jawabnya, dan menetapkan peranperan dan wewenang untuk:
a. menjamin sistem manajemen K3 dibuat, diterapkan, dan dipelihara sesuai dengan standar OHSAS ini;
b. melaporkan kinerja sistem manajemen K3 kepada manajemen puncak untuk dikaji dan sebagai dasar untuk peningkatan sistem manajemen K3. CATATAN 2 Anggota manajemen puncak yang ditunjuk (mis. Dalam organisasi besar, seorang anggota Direksi atau komite eksekutif) dapat mendelegasikan beberapa tugastugasnya kepada wakil manajemen bawahannya sementara tetap memegang akuntabilitasnya.
4.4.2 Kompetensi, pelatihan dan kepedulian
Organisasi harus memastikan bahwa setiap orang dalam pengendalilannya yang melakukan tugastugas yang mempunyai dampak pada K3 harus kompeten sesuai dengan tingkat pendidikan, pelatihan dan/ atau pengalaman, dan menyimpan catatancatatannya.
Organisasi harus membuat, menerapkan dan memelihara prosedur untuk memastikan semua orang yang bekerja dalam pengendaliannya peduli akan:
a. konsekuensikonsekuensi K3, yang aktual atau potensial, kegiatan kerjanya, perilakunya, serta manfaatmanfaat K3 untuk peningkatan kinerja perorangan;
b. peranan dan tanggung jawabnya dan pentingnya dalam mencapai kesesuaiannya dengan kebijakan dan prosedurprosedur K3 dan dengan persyaratan sistem manajemen K3, termasuk persyaratan kesiapsiagaan dan tanggap darurat (lihat 4.4.7);
c. konsekuensi potensial dari penyimpangan dari prosedur yang telah ditetapkan.
Prosedur pelatihan harus mempertimbangkan tingkat perbedaan dari:
a. tanggung jawab, kemampuan, bahasa dan ketrampilan; dan
b. risiko
4.4.3 Komunikasi, partisipasi dan konsultasi
4.4.3.1 Komunikasi
Sesuai dengan bahayabahaya K3 dan sistem manajemen K3, organisasi harus membuat, menerapkan dan memelihara prosedur untuk:
a. komunikasi internal antar berbagai tingkatan dan fungsi dalam organisasi
b. komunikasi dengan para kontraktor dan tamu lainnya ke tempat kerja
c. menerima, mendokumentasikan dan merespon komunikasi yang relevan dari pihakpihak eksternal terkait
4.4.3.2 Partisipasi dan konsultasi
Organisasi harus membuat, menerapkan dan memelihara prosedur untuk:
a. partisipasi pekerja melalui:
- keterlibatannya dan identifikasi bahaya, penilaian risiko dan penetapan pengendalian;
- keterlibatannya dalam penyelidikan insiden;
- keterlibatannya dalam pengembangan dan
- peninjauan kebijakan dan tujuan K3;
- konsultasi di mana ada perubahan yang berdampak pada K3;
- perwakilan dalam halhal terkait K3.
Pekerja harus diinformasikan terkait pengaturan partisipasi, termasuk siapa yang menjadi wakil mereka dalam halhal terkait K3.
b. Konsultasi dengan para kontraktor atas perubahanperubahan yang terjadi dan berdampak pada K3.
Organisasi harus memastikan, sesuai keperluan, pihak-pihak terkait yang relevan dikonsultasikan terkait halhal K3.
4.4.4 Dokumentasi
Dokumentasi sistem manajemen K3 harus termasuk:
a. kebijakan K3 dan sasaransasaran;
b. penjelasan ruang lingkup sistem manajemen K3;
c. penjelasan elemenelemen inti system manajemen dan interaksinya, dan rujukannya ke dokumendokumen terkait;
d. dokumendokumen, termasuk catatancatatan, yang disyaratkan oleh Standar OHSAS ini;
e. dokumendokumen, termasuk catatancatatan, yang ditetapkan oleh organisasi yang dianggap penting untuk memastikan perencanaan, operasi dan pengendalian proses yang berhubungan dengan pengendalian risikorisiko K3 efektif. CATATAN Penting diperhatikan bahwa dokumentasi harus proporsional dilihat dari tingkat kompleksitas, bahayabahaya dan risikorisiko dan dibuat seminimum mungkin untuk efektivitas dan efisiensi.
4.4.5 Pengendalian dokumen
Dokumendokumen yang disyaratkan untuk sistem manajemen K3 dan Standar OHSAS ini harus terkendali. Catatan merupakan jenis khusus dokumen dan harus terkendali sesuai dengan persyaratan yang dinyatakan di 4.5.4.
Organisasi harus membuat, menerapkan dan memelihara prosedur untuk:
a. menyetujui kecukupan dokumendokumen sebelum diterbitkan;
b. meninjau dokumen secara berkala, dirubah bila diperlukan dan disetujui kecukupannya;
c. memastikan perubahanperubahan dan status revisi saat ini dalam dokumen terindetifikasi;
d. memastikan versi yang relevan dari dokumen yang diterapkan tersedia di tempat penggunaan;
e. memastikan bahwa dokumendokumen dapat terbaca dan dengan cepat teridentifikasi;
f. memastikan bahwa dokumendokumen yang berasal dari luar dan dianggap penting oleh organisasi untuk perencanaan dan operasi sistem manajemen K3 diidentifikasikan dan distribusinya terkendali; dan
g. mencegah penggunaan dokumen kadaluarsa dan menetapkan identifikasi jika dipertahankan untuk tujuan tertentu.
4.4.6 Pengendalian operasional
Organisasi harus mengidentifikasi operasioperasi dan kegiatankegiatan yang berkaitan dengan bahayabahaya yang teridentifikasi di mana kendali pengukuran perlu dilakukan untuk mengendalian risikorisiko K3. Hal ini harus termasuk manajemen perubahan (lihat 4.3.3).
Untuk operasioperasi dan kegiatankegiatan tersebut, organisasi harus menerapkan dan memelihara:
a. kendalikendali operasional, sesuai keperluan organisasi dan aktivitasaktivitasnya; organisasi harus mengintegrasikan kendalikendali operasionalnya ke dalam sistem manajemen K3 secara keseluruhan;
b. pengendalian terkait pembelian material, peralatan dan jasajasa;
c. pengendalian terkait para kontraktor dan tamu-tamu lain ke tempat kerja;
d. mendokumentasikan prosedurprosedur, mencakup situasisituasi di mana ketiadaannya dapat menyebabkan penyimpangan penyimpangan dari kebijakan dan tujuantujuan K3;
e. kriteriakriteria operasi yang telah ditetapkan di mana ketiadaannya dapat menyebabkan penyimpanganpenyimpangan dari kebijakan dan tujuantujuan K3.
4.4.7 Kesiapsiagaan dan tanggap darurat
Organisasi harus membuat, menerapkan dan memelihara prosedur:
a. untuk mengidentifikasi potensi keadaan darurat;
b. untuk menanggapi keadaan darurat.
4.5 Pemeriksaan
4.5.1 Pemantauan dan pengukuran kinerja
Organisasi harus membuat, menerapkan dan memelihara prosedur untuk memantau dan mengukur kinerja K3 secara teratur. Prosedur ini harus dibuat untuk:
a. pengukuran kualitatif dan kuantitatif, sesuai dengan keperluan organisasi;
b. memantau perluasan yang memungkinkan tujuan K3 organisasi tercapai;
c. memantau efektivitas pengendalian pengendalian (untuk kesehatan juga keselamatan);
d. mengukur kinerja secara proaktif untuk memantau kesesuaian dengan program manajemen K3, pengendalian dan kriteria operasional;
e. mengkur kinerja secara reaktif untuk memantau kecelakaan, sakit penyakit, insiden (termasuk nyaris terjadi, dll.) dan bukti catatan lain penyimpangan kinerja K3;
f. mencatat data dan hasil pemantauan dan mengukur kecukupan untuk melakukan analisis tindakan perbaikan dan pencegahan lanjutan.
4.5.2 Evaluasi kesesuaian
4.5.2.1 Konsisten dengan komitmen organisasi untuk kepatuhan (lihat 4.2c)],
organisasi harus menetapkan, menerapkan dan memelihara prosedur untuk secara periodik mengevaluasi kepatuhannya kepada peraturan perundangan yang relevan (lihat 4.3.2)
CATATAN Frekuensi evaluasi periodik bisa bervariasi sesuai dengan persyaratan lain di mana organisasi mendapatkannya.
4.5.3 Penyelidikan insiden, ketidaksesuaian, tindakan perbaikan dan pencegahan
4.5.3.1 Penyelidikan insiden
Organisasi harus membuat, menerapkan dan memelihara prosedur untuk mencatat, menyelidiki dan menganalisis insideninsiden untuk:
a. menetapkan penyebab penyimpangan K3 dan faktorfaktor lain yang dapat menyebabkan atau berkontribusi atas terjadinya insiden;
b. mengidentifikasi kebutuhan untuk mengambil tindakan perbaikan;
c. mengidentifikasi kesempatan melakukan tindakan pencegahan;
d. mengidentifikasi kesempatan untuk melakukan peningkatan berkelanjutan;
e. mengkomunikasikan hasilhasil dari penyelidikan.
Penyelidikan ini harus dilakukan dalam waktu yang terukur.
Setiap tindakan perbaikan yang diambil atau kesempatan untuk melakukan tindakan pencegahan harus terkait dan sesuai dengan 4.5.3.2.
Hasil dari penyelidikan insiden harus didokumentasikan dan dipelihara.
4.5.3.2 Ketidaksesuaian, tindakan perbaikan dan tindakan pencegahan
Organisasi harus membuat, menerapkan dan memelihara prosedur untuk menangani ketidaksesuaian-ketidaksesuaian yang aktual dan potensial dan untuk melakukan tindakan perbaikan dan tindakan pencegahan.
Prosedur harus menetapkan persyaratanpersyaratan untuk:
a. mengidentifikasi dan memperbaiki ketidaksesuan dan mengambil tindakan perbaikan untuk mengurangi dampak K3;
b. menyelidiki ketidaksesuaian, menetapkan penyebabpenyebab dan mengambil tindakan-tindakan untuk mencegah terjadi lagi;
c. evaluasi kebutuhan untuk melakukan tindakan pencegahan dan menerapkan tindakan yang dirancang untuk mencegah agar tidak terjadi;
d. mencatat dan mengkomunikasikan hasilhasil tindakan perbaikan dan tindakan pencegahan yang dilakukan;
e. meninjau efektivitas tindakan perbaikan dan tindakan pencegahan yang dilakukan.
4.5.4 Pengendalian catatan
Organisasi harus membuat dan memelihara catatan sesuai keperluan untuk memperlihatkan kesesuaian dengan persyaratan sistem manajemen K3 organisasi dan Standar OHSAS ini, serta hasilhasil yang dicapai.
4.5.5 Audit internal
Organisasi harus membuat dan memelihara program dan prosedur untuk pelaksanaan audit sistem manajemen K3 secara berkala, agar dapat:
1. menentukan apakah sistem manajemen K3:
- sesuai dengan pengaturan yang direncanakan untuk manajemen K3, termasuk persyaratan Standar OHSAS ini, dan
- telah diterapkan dan dipelihara secara baik; dan
- efektif memenuhi kebijakan dan tujuan-tujuan organisasi;
2. memberikan informasi tentang hasil audit kepada pihak manajemen.
Program audit harus direncanakan, dibuat, diterapkan dan dipelihara oleh organisasi, sesuai dengan hasil penilaian risiko dari aktivitasaktivitas organisasi, dan hasil audit waktu yang lalu.
Prosedur audit harus dibuat, diterapkan dan dipelihara yang menjelaskan:
a. tanggung jawab, kompetensi, dan persyaratan untuk merencanakan dan melaksanakan audit, melaporkan hasil audit dan menyimpan catatan-catatan terkait: dan
b. menetapkan kriteria, ruang lingkup, frekuensi dan metode audit
Pemilihan auditor dan pelaksanaan audit harus memastikan objektivitas dan independensinya selama proses audit.
4.6 Tinjauan manajemen
Manajemen puncak harus meninjau sistem manajemen K3 organisasinya, secara terencana, untuk menjamin kesesuaian, kecukupan dan keefektifannya secara berkelanjutan. Proses tinjauan manajemen harus termasuk penilaian kemungkinankemungkinan peningkatan dan kebutuhan perubahan sistem manajemen K3, termasuk kebijakan K3 dan tujuantujuan K3. Catatan hasil tinjauan manajemen harus dipelihara.
Masukan tinjauan manajemen harus termasuk:
a. hasil audit internal dan evaluasi kesesuaian dengan peraturan perundangan dan persyaratan lain yang relevan di mana organisasi menerapkannya;
b. hasilhasil dari partisipasi dan konsultasi (lihat 4.4.3);
c. komunikasi yang berhubungan dengan pihak-pihak eksternal terkait, termasuk keluhan-keluhan;
d. kinerja K3 organisasi;
e. tingkat pencapaian tujuantujuan;
f. status penyelidikan insiden, tindakan perbaikan dan pencegahan;
g. tindak lanjut dari tinjauan manajemen sebelumnya;
h. perubahan yang terjadi, termasuk perkembangan dalam peraturan perundangan dan persyaratan lain terkait K3; dan
i. rekomendasi peningkatan.
Hasil dari tinjauan manajemen harus konsisten dengan komitmen organsisasi untuk peningkatan berkelanjutan dan harus termasuk setiap keputusan dan tindakan yang terkait dengan kemungkinan perubahan:
a. kinerja K3;
b. kebijakan dan tujuantujuan K3;
c. sumberdaya; dan
d. elemenelemen lain sistem manajemen K3
