3 Istilah dan definisi
Dalam Laporan Teknis ini, berlaku istilah dan definisi yang dberikan dalam ISO 9000 dan berikut ini. Sistem manajemen mutu organisasi boleh menggunakan
istilah yang berbeda dari jenis dokumentasi yang didefinisikan
3.1 instruksi kerja
uraian rinci cara melaksanakan dan merekam pekerjaan
CATATAN 1 Instruksi kerja boleh didokumentasikan ataupun tidak
CATATAN 2 Instruksi kerja boleh berupa, misalnya, uraian tertulis rinci, diagram alir, template, model, catatan teknis yang tergabung dalam gambar,
spesifikasi, panduan instruksi alat, foto, video, daftar periksa, atau gabungan diantaranya. Instruksi kerja seharusnya menguraikan bahan, alat, dokumentasi
apa pun yang akan digunakan. Jika relevan, instruksi kerja mencakup kriteria keberterimaan.
3.2 formulir
dokumen yang digunakan untuk merekam data yang dipersyaratkan oleh sistem manajemen mutu
CATATAN Formulir akan menjadi rekaman bila data dimasukkan.
4 Dokumentasi sistem manajemen mutu
4.1 Umum
Pengaturan dokumentasi sistem manajemen mutu secara khusus mengikuti baik proses organisasi maupun struktur standar mutu yang berlaku, atau gabungan keduanya. Pengaturan lain yang memenuhi kebutuhan organisasi boleh juga digunakan.
Struktur dokumentasi yang digunakan sistem manajemen mutu dapat diuraikan dalam hirarki. Struktur ini memudahkan distribusi, pemeliharaan dan pemahaman dokumentasi tersebut.
Cakupan dokumentasi sistem manajemen mutu dapat berbeda antara satu organisasi dengan organisasi yang lain, tergantung pada:
a) ukuran organisasi dan jenis kegiatannya,
b) kerumitan proses dan interaksinya, dan
c) kompetensi personel
Dokumentasi sistem manajemen mutu dapat mencakup definisi. Kosa kata yang digunakan seharusnya mengikuti istilah dan definisi standar, yang disesuaikan dalam ISO 9000 atau dalam pemakaian kamus secara umum.
Dokumentasi sistem manajemen mutu pada umumnya meliputi sebagai berikut:
a) kebijakan mutu dan sasarannya;
b) manual mutu;
c) prosedur terdokumentasi;
d) instruksi kerja;
e) formulir;
f) rencana mutu;
g) spesifikasi;
h) dokumen eksternal;
i) rekaman.
dalam jenis media apapun, seperti tercetak di kertas atau media elektronik.
CATATAN Beberapa keuntungan menggunakan media elektronik adalah sebagai berikut:
a)personel mempunyai akses pada informasi terbaru yang sama setiap saat;
b)akses dan perubahan mudah dibuat dan dikendalikan;
c)pendistribusian dapat dengan segera dan dengan mudah dikendalikan dengan mencetak salinan;
d)terdapat akses ke dokumen dari tempat yang jauh;
e)penarikan dokumen yang kadaluarsa dapat secara sederhana dan efektif.
4.2 Tujuan dan Manfaat
Tujuan dan manfaat dari mempunyai dokumentasi sistem manajemen mutu bagi suatu organisasi meliputi, tetapi tidaklah terbatas pada, sebagai berikut:
a)menguraikan sistem manajemen mutu organisasi;
b)memberikan informasi untuk kelompok fungsi timbal-balik sedemikian hingga mereka dapat memahami dengan lebih baik hubungan timbal-baliknya;
c)mengkomunikasikan kepada karyawan tentang komitmen manajemen terhadap mutu;
d)membantu karyawan untuk memahami peran mereka dalam organisasi, sehinggga meningkatkan kepedulian terhadap tujuan dan pentingnya pekerjaan mereka;
e)memberikan saling pengertian antara karyawan dengan manajemen;
f)memberikan dasar untuk harapan prestasi kerja;
g)menyatakan bagaimana berbagai hal akan dilaksanakan dalam rangka mencapai persyaratan yang ditetapkan;
h)memberikan bukti sasaran bahwa persyaratan yang ditetapkan telah dicapai;
i)memberikan kerangka operasi yang efisien dan jelas;
j)menyediakan dasar untuk pelatihan karyawan baru dan pelatihan berkala kepada karyawan;
k)memberikan dasar untuk tata tertib dan keteraturan dalam organisasi;
l)memberikan konsistensi dalam operasi berdasarkan proses terdokumentasi;
m)memberikan dasar untuk perbaikan berkesinambungan;
n)memberikan kepercayaan pelanggan berdasarkan sistem terdokumentasi;
o)memperagakan kepada pihak-pihak yang berkepentingan tentang kemampuan organisasi;
p)memberikan kerangka persyaratan yang jelas bagi pemasok;
q)memberikan dasar untuk mengaudit sistem manajemen mutu;
r)memberikan dasar untuk mengevaluasi keefektifan dan kelanjutan kesesuaian sistem manajemen mutu.
4.3 Kebijakan Mutu dan Sasarannya
didokumentasikan dan dapat menjadi suatu dokumen mandiri atau tercakup dalam manual mutu.
4.4 Manual Mutu
4.4.1 Isi
Suatu manual mutu adalah unik pada masing-masing organisasi. Fleksibilitas diperkenankan dalam menentukan struktur, format, isi, atau metode penyajian untuk mendokumentasikan sistem manajemen mutu bagi semua jenis organisasi.
Suatu organisasi kecil barangkali cukup memasukkan uraian keseluruhan sistem manajemen mutunya dalam manual tunggal, mencakup semua prosedur terdokumentasi yang dipersyaratkan oleh ISO 9001. Organisasi besar atau multinasional mungkin memerlukan beberapa manual pada tingkat global, nasional atau regional, dan memerlukan suatu hirarki dokumentasi yang lebih rumit.
Manual mutu seharusnya mencakup lingkup sistem manajemen mutu, rincian dan pertimbangan untuk pengecualian yang diijinkan (permissible exclusion), prosedur
terdokumentasi dan acuannya, dan uraian proses sistem manajemen mutu dan interaksinya.
Informasi tentang organisasi, seperti nama, lokasi dan cara komunikasi, seharusnya tercakup dalam manual mutu tersebut. Informasi tambahan seperti jalur usaha, uraian ringkas latar belakang, sejarah dan ukurannya boleh juga dimasukkan.
Suatu manual mutu seharusnya berisi unsur-unsur yang diuraikan dalam 4.4.2 sampai 4.4.9, tetapi tidak harus dalam urutan yang sama.
4.4.2 Judul dan lingkup
Judul dan/atau lingkup manual mutu seharusnya menentukan sejauh mana manual mutu berlaku. Manual tersebut seharusnya mengacu pada standar sistem manajemen mutu tertentu yang menjadi dasar sistem manajemen mutu organisasi.
4.4.3 Daftar isi
Daftar isi manual mutu seharusnya memuat nomor dan judul tiap-tiap bagian dan penempatannya.
4.4.4 Tinjauan, pengesahan, dan revisi
Bukti tinjauan, pengesahan, status revisi dan tanggal manual mutu seharusnya ditandai dengan jelas pada manual tersebut.
Apabila dapat diterapkan, sifat perubahan seharusnya diidentifikasikan dalam dokumen atau lampiran yang sesuai.
4.4.5 Kebijakan dan Sasaran Mutu
Apabila organisasi memilih untuk memasukkan kebijakan mutu dalam manual mutu, manual mutu boleh memasukkan pernyataan kebijakan mutu dan sasaran mutu. Tujuan mutu nyata untuk memenuhi sasaran ini dapat ditetapkan dalam bagian lain dari dokumentasi sistem manajemen mutu, yang ditentukan oleh organisasi. Kebijakan mutu seharusnya mencakup komitmen untuk mematuhi persyaratan dan secara berkesinambungan meningkatkan keefektifan sistem manajemen mutu.
Sasaran yang akan dicapai secara khusus diturunkan dari kebijakan mutu organisasi. Sasaran, bila dikuantifikasikan, akan menjadi sasaran akhir dan menjadi terukur.
4.4.6 Organisasi, tanggung jawab, dan wewenang
Manual mutu seharusnya memberikan uraian struktur organisasi. Tanggung jawab, wewenang dan hubungan timbal-balik boleh dinyatakan dengan struktur organisasi, diagram alir dan/atau uraian tugas. Hal ini dapat dimasukkan atau diacu dalam manual mutu.
4.4.7 Acuan
Manual mutu seharusnya berisi daftar dokumen yang diacu tetapi tidak tercakup dalam manual tersebut.
4.4.8 Uraian sistem manajemen mutu
Manual mutu seharusnya memberikan uraian sistem manajemen mutu dan penerapannya dalam organisasi. Uraian proses dan interaksinya seharusnya tercakup dalam manual mutu. Prosedur terdokumentasi atau acuannya seharusnya tercakup dalam manual mutu.
Organisasi seharusnya mendokumentasikan sistem manajemen mutunya secara spesifik yang mengikuti urutan aliran proses atau struktur standar yang dipilih atau rangkaian apapun yang sesuai dengan organisasi tersebut. Acu-silang antara standar yang dipilih dengan manual mutu dapat bermanfaat bila dilakukan.
Manual mutu seharusnya mencerminkan metode yang digunakan oleh organisasi untuk memenuhi kebijakan dan sasarannya.
4.4.9 Acuan
Lampiran yang berisi informasi pendukung manual dapat dimasukkan.
4.5 Prosedur terdokumentasi
4.5.1 Struktur dan format
Struktur dan format prosedur terdokumentasi (tercetak (hard copy) atau media elektronik) seharusnya diuraikan oleh organisasi dengan cara sebagai berikut: teks, diagram alir, tabel, gabungan diantaranya, atau metode lain yang tepat menurut kebutuhan organisasi tersebut. Prosedur terdokumentasi seharusnya berisi informasi yang diperlukan (lihat 4.5.2) dan seharusnya berisi identifikasi yang unik.
Prosedur terdokumentasi boleh menjadi acuan pada instruksi kerja yang menguraikan bagaimana suatu kegiatan dilaksanakan. Prosedur terdokumentasi biasanya menguraikan kegiatan yang mempunyai fungsi timbal-balik yang berbeda, sedangkan instruksi kerja biasanya berlaku untuk tugas dalam satu fungsi saja.
4.5.2 Isi
4.5.2.1 Judul
Judul seharusnya mengidentifikasikan prosedur terdokumentasi secara jelas.
4.5.2.2 Tujuan
Tujuan prosedur terdokumentasi seharusnya ditentukan.
4.5.2.3 Ruang lingkup
Ruang lingkup prosedur terdokumentasi, termasuk area yang tercakup dan tidak tercakup, seharusnya diuraikan.
4.5.2.4 Tanggung jawab dan wewenang
Tanggung jawab dan wewenang personel dan/atau fungsi keorganisasian, seperti halnya hubungan timbal-baliknya yang berhubungan dengan proses dan kegiatan yang diuraikan dalam prosedur, seharusnya diidentifikasikan. Hal ini dapat diuraikan dalam prosedur berupa diagram alir dan teks deskriptif yang sesuai untuk kejelasannya.
4.5.2.5 Uraian kegiatan
tergantung pada kerumitan kegiatan, metode yang digunakan, dan tingkat ketrampilan dan pelatihan personel yang diperlukan dalam rangka melaksanakan kegiatan tersebut. Tanpa tergantung dengan tingkat rinciannya tersebut, apabila dapat diterapkan, aspek berikut ini seharusnya dipertimbangkan:
a) menetapkan kebutuhan organisasi, pelanggan dan pemasoknya;
b) menguraikan proses tersebut dalam bentuk teks dan/atau diagram alir yang terkait dengan kegiatan yang dipersyaratkan;
c) menetapkan apa yang akan dilaksanakan,oleh siapa atau dengan fungsi organisasi yang mana; mengapa, kapan, di mana, dan bagaimana;
d) menguraikan kendali proses dan kendali kegiatan yang diidentifikasikan;
e) menguraikan sumber daya yang diperlukan untuk pelaksanaan kegiatan (dalam bentuk personel, pelatihan, peralatan dan bahan);
f) menentukan dokumentasi yang sesuai terkait dengan kegiatan yang diperlukan;
g) menentukan masukan dan keluaran pada proses;
Apabila sesuai, organisasi boleh memutuskan bahwa sebagian dari informasi di atas lebih tepat untuk instruksi kerja.
4.5.2.6 Rekaman
Rekaman yang terkait dengan kegiatan dalam prosedur terdokumentasi seharusnya ditentukan dalam bagian ini pada prosedur terdokumentasi atau dalam bagian yang terkait. Formulir yang akan digunakan untuk rekaman tersebut seharusnya diidentifikasikan apabila bisa diterapkan. Metode yang diperlukan untuk melengkapi, mengarsipkan, dan menyimpan rekaman tersebut seharusnya dinyatakan.
4.5.2.7 Lampiran
Lampiran yang berisi informasi pendukung untuk prosedur terdokumentasi boleh dimasukkan, seperti tabel, grafik, diagram alir dan formulir.
4.5.3 Tinjauan, pengesahan and revisi
Bukti tinjauan dan pengesahan, status dan tanggal revisi dari prosedur terdokumentasi seharusnya diindikasikan.
4.5.4 Identifikasi perubahan
Apabila dapat diterapkan, sifat perubahan seharusnya diidentifikasikan baik dalam dokumen ataupun dalam lampiran yang sesuai.
4.6 Instruksi kerja
4.6.1 Struktur dan format
Instruksi kerja seharusnya dibuat dan dipelihara untuk menguraikan pelaksanaan dari semua pekerjaan yang dapat berpengaruh buruk akibat kurangnya instruksi.
Terdapat banyak cara untuk membuat dan menyajikan instruksi.
Instruksi kerja seharusnya berisi judul dan identifikasi yang unik. (Informasi ini disebutkan dalam 4.6.4)
Struktur, format dan tingkat rincian yang digunakan dalam instruksi kerja seharusnya dibuat sesuai dengan kebutuhan personel organisasi dan tergantung pada kerumitan pekerjaan, metode yang digunakan, pelatihan yang dilaksanakan, dan ketrampilan dan kecakapan personel tersebut.
Struktur instruksi kerja boleh bervariasi dibandingkan prosedur terdokumentasi.
Instruksi kerja boleh tercakup dalam prosedur terdokumentasi atau mengacu padanya.
4.6.2 Isi
Instruksi kerja seharusnya menguraikan kegiatan utama. Rincian yang tidak memberi kendali lebih pada kegiatan seharusnya dihindari. Pelatihan dapat mengurangi kebutuhan akan instruksi terperinci, asalkan personel yang terkait mempunyai informasi diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan secara tepat.
4.6.3 Jenis instruksi kerja
Walaupun tidak ada struktur atau format dipersyaratkan untuk instruksi kerja, biasanya instruksi kerja seharusnya menyatakan tujuan dan lingkup pekerjaan dan sasaran, dan mengacu pada prosedur terdokumentasi yang terkait.
Dengan format dan kombinasi manapun yang dipilih, instruksi kerja seharusnya teratur atau dalam urutan operasi, yang dengan teliti mencerminkan persyaratan dan kegiatan terkait. Untuk mengurangi kebingungan dan ketidak-pastian, suatu format dan struktur yang konsisten seharusnya ditetapkan dan
dipelihara.
4.6.4 Tinjauan, pengesahan, dan revisi
Organisasi seharusnya memberikan bukti tinjauan dan pengesahan yang jelas dari instruksi kerja dan tingkatan revisi serta tanggal revisinya.
4.6.5 Rekaman
Apabila bisa diterapkan, rekaman yang ditentukan dalam instruksi kerja seharusnya ditentukan dalam bagian ini atau dalam bagian lain yang terkait. Rekaman minimum yang dipersyaratkan diidentifikasikan dalam ISO 9001. Metode yang diperlukan untuk melengkapi, mengarsipkan dan menyimpan rekaman tersebut seharusnya dinyatakan. Apabila bisa diterapkan, formulir yang digunakan untuk rekaman ini seharusnya diidentifikasi
4.6.6 Identifikasi perubahan
Apabila dapat diterapkan, sifat perubahan seharusnya diidentifikasi baik dalam dokumen ataupun dalam lampiran yang sesuai.
4.7 Formulir
Formulir dibuat dan dipelihara untuk merekam data yang memperagakan pemenuhan terhadap persyaratan sistem manajemen mutu.
Formulir seharusnya berisi judul, nomor identifikasi, tingkat revisi dan tanggal revisi. Formulir seharusnya mengacu pada, atau terkait dengan, manual mutu, prosedur terdokumentasi dan/atau instruksi kerja.
4.8 Rencana Mutu
Rencana mutu adalah bagian dari dokumentasi sistem manajemen mutu.
Rencana mutu perlu mengacu hanya pada sistem manajemen mutu yang terdokumentasi, mengungkapkan bagaimana sistem tersebut diberlakukan pada situasi tertentu yang dipermasalahkan, dan mengidentifikasi serta mendokumentasikan bagaimana organisasi akan mencapai persyaratan yang adalah unik terhadap produk, proses, proyek atau kontrak tertentu.
Lingkup rencana mutu seharusnya ditentukan. Rencana mutu boleh mencakup prosedur unik, instruksi kerja, dan/atau rekaman.
4.9 Spesifikasi
Spesifikasi adalah dokumen yang menyatakan persyaratan. Spesifikasi tidak dirinci lebih lanjut, disebabkan keunikannya terhadap produk/organisasi
4.10 Dokumen Eksternal
Organisasi seharusnya menyebutkan dokumen eksternal dan pengendaliannya dalam sistem manajemen mutu terdokumentasi. Dokumen eksternal dapat meliputi gambar dari pelanggan, spesifikasi, persyaratan undang¬undang dan pengawasan, standar, ketentuan (code) dan manual pemeliharaan.
4.11 Rekaman
Rekaman sistem manajemen mutu menyatakan hasil yang dicapai atau memberikan bukti yang menunjukkan bahwa kegiatan yang ada dalam prosedur terdokumentasi dan instruksi kerja telah dilaksanakan. Rekaman seharusnya mengindikasikan adanya pemenuhan terhadap persyaratan sistem manajemen mutu dan persyaratan yang ditetapkan untuk produk. Tanggung jawab untuk pembuatan rekaman seharusnya disebutkan dalam dokumentasi sistem manajemen mutu.
CATATAN Rekaman biasanya tidak dalam kendali revisi karena rekaman bukan merupakan obyek perubahan.
5 Proses pembuatan dokumentasi sistem manajemen mutu
5.1 Tanggung Jawab Pembuatan
Dokumentasi sistem manajemen mutu seharusnya dibuat oleh personel yang terlibat dalam proses dan kegiatan. Hal ini akan memberikan suatu pemahaman yang lebih baik pada persyaratan yang diperlukan dan memberikan rasa keterlibatan dan kepemilikan oleh personel tersebut.
Tinjauan dan pemanfaatan dokumen dan acuan yang telah ada dapat mengurangi waktu pembuatan dokumentasi sistem manajemen mutu secara signifikan, dan juga membantu dalam mengidentifikasikan area dimana kekurangan dalam sistem manajemen mutu perlu diperhatikan dan diperbaiki.
5.2 Metode Pembuatan Dokumentasi Sistem Manajemen Mutu
Organisasi yang dalam proses menerapkan, atau telah menerapkan suatu sistem manajemen mutu seharusnya:
a) mengidentifikasikan proses-proses yang dibutuhkan untuk penerapan sistem manajemen mutu yang efektif,
b) memahami interaksi antara proses-proses tersebut, dan
c) mendokumentasikan proses pada tingkat yang diperlukan untuk menjamin operasi dan kendalinya efektif.
Analisis proses seharusnya merupakan pengendali untuk menentukan jumlah dokumentasi yang diperlukan untuk sistem manajemen mutu. Sebaliknya, dokumentasi seharusnya bukanlah yang mengendalikan proses tersebut.
Urutan pembuatan dokumentasi sistem manajemen mutu tidak perlu mengikuti hirarki yang digambarkan pada Lampiran A, karena prosedur dan instruksi kerja yang terdokumentasi seringkali dibuat sebelum penyelesaian manual mutu.
Hal-hal berikut ini memberikan contoh tindakan yang mungkin dilakukan, apabila bisa diterapkan:
a) memutuskan persyaratan dokumentasi sistem manajemen mutu mana saja yang berlaku menurut standar sistem manajemen mutu yang dipilih;
b) memperoleh data tentang sistem manajemen mutu dan proses yang ada melalui berbagai cara, seperti kuisioner dan wawancara;
c) menetapkan dan mendaftar dokumen sistem manajemen mutu yang telah ada dan bisa diterapkan dan menganalisisnya untuk menentukan kegunaannya;
d) melatih personel yang dilibatkan dalam pembuatan dokumentasi dan persyaratan standar sistem manajemen mutu yang bisa diterapkan atau kriteria lain yang dipilih;
e) meminta dan mendapatkan sumber dokumentasi atau acuan tambahan dari unit operasional;
f) menentukan struktur dan format untuk dokumen yang dimaksudkan;
g) membuat diagram alir yang mencakup proses dalam lingkup sistem mutu;
h) menganalisis diagram alir tersebut untuk perbaikan yang mungkin dan menerapkan perbaikan tersebut;
i) memvalidasi dokumentasi melalui penerapan percobaan;
j) menggunakan metode lain yang tepat dalam organisasi untuk melengkapi dokumentasi sistem manajemen mutu; dan
k) meninjau dan mengesahkan dokumentasi sebelum diterbitkan.
5.3 Penggunaan Acuan
Apabila sesuai, dan untuk membatasi ukuran dokumentasi, acuan terhadap standar sistem manajemen mutu yang dikenal dan sudah ada atau dokumen yang sudah tersedia untuk dokumen pengguna seharusnya digabungkan.
Apabila menggunakan acuan, penetapan status revisi seharusnya dihindarkan dalam rangka mencegah pengubahan dokumen yang diacu apabila status revisi dokumen yang diacu diubah.
6 Proses pengesahan, penerbitan dan pengendalian dokumen sistem manajemen mutu
6.1 Tinjauan dan Pengesahan
Sebelum diterbitkan, dokumen seharusnya ditinjau oleh personel yang berwenang untuk memastikan kejelasan, ketelitian, kecukupan dan kesesuaian struktur. Para pengguna yang dimaksudkan seharusnya juga mempunyai kesempatan untuk menilai dan menafsirkan kegunaan dokumen tersebut dan apakah dokumen tersebut telah mencerminkan praktek yang nyata. Penerbitan dokumen seharusnya disahkan oleh manajemen yang bertanggung jawab untuk penerapannya. Masing-masing salinan seharusnya mempunyai bukti pengesahan penerbitan. Bukti pengesahan dokumen seharusnya dipelihara.
6.2 Distribusi
Metode distribusi dokumen oleh personel yang berwenang seharusnya memastikan bahwa penerbitan yang berhubungan dengan dokumen yang sesuai tersedia bagi semua personel yang akan memerlukan informasi yang tercakup dalam dokumen tersebut. Distribusi dan pengendalian yang sesuai dapat dibantu, sebagai contoh, dengan penggunaan nomor urut salinan individu dari dokumen untuk penerima. Distribusi dokumen seperti manual mutu dan rencana mutu boleh mencakup pihak eksternal (misalnya pelanggan, badan sertifikasi dan badan pengawas).
6.3 Penyatuan perubahan
Proses untuk memulai, membuat, meninjau, mengendalikan dan menyatukan perubahan dokumen seharusnya diberikan. Proses tinjauan dan pengesahan yang sama dengan pembuatan dokumen asli seharusnya berlaku juga dalam proses perubahan.
6.4 Penerbitan dan pengendalian perubahan
Penerbitan dokumen dan pengendalian perubahan adalah penting untuk memastikan bahwa isi dokumen disahkan dengan baik oleh personel yang berwenang dan bahwa pengesahan siap diidentifikasi.
Berbagai metode bisa dilakukan untuk memudahkan proses fisik dari pembuatan perubahan.
Suatu proses seharusnya ditetapkan untuk memastikan bahwa hanya dokumen yang sesuai yang digunakan. Dalam keadaan tertentu, dokumen yang sesuai untuk digunakan tidak mungkin merupakan revisi terakhir dari dokumen tersebut. Dokumen yang direvisi seharusnya digantikan oleh dokumen revisi yang terakhir. Suatu daftar induk dokumen dengan tingkatan revisi dapat digunakan untuk menjamin para pengguna bahwa mereka mempunyai terbitan yang benar dari dokumen yang sah.
Organisasi seharusnya merekam sejarah perubahan dokumen untuk tujuan hukum dan/atau pemeliharaan pengetahuan.
6.5 Salinan tidak dikendalikan
Untuk tujuan penawaran, pemakaian pelanggan di luar lapangan (off-site) dan distribusi dokumen khusus yang lain, apabila pengendalian perubahan tidaklah diharapkan, dokumen terdistribusi tersebut seharusnya diidentifikasikan dengan jelas sebagai salinan tak terkendalikan.
CATATAN Kegagalan dalam memberikan jaminan proses ini dapat menyebabkan pemakaian yang tidak dikehendaki terhadap dokumen yang telah kadaluarsa.
